Apertura de Caja Registradora

La apertura de caja es el primer paso para comenzar a procesar ventas en ALTUM ERP. Este proceso registra el efectivo inicial con el que comienza su turno.

¿Por Qué es Importante la Apertura de Caja?

• Registra el efectivo inicial para poder hacer cambio
• Establece el punto de partida para el corte de caja
• Determina quién es responsable de la caja durante el turno
• Permite rastrear faltantes o sobrantes al final del día

⚠️ Importante: No puede procesar ventas hasta que abra la caja registradora.

Proceso de Apertura de Caja

Paso 1: Acceder al Punto de Venta

1. Inicie sesión en ALTUM ERP
2. En el menú lateral, haga clic en “Ventas”
3. Seleccione “Punto de Venta” o “POS”

Paso 2: Verificar Estado de la Caja

Si la caja está cerrada, verá una pantalla solicitando abrirla:

Paso 3: Contar el Efectivo Inicial

Antes de abrir la caja en el sistema:

1. Cuente físicamente el efectivo en el cajón
2. Separe los billetes por denominación
3. Cuente las monedas
4. Calcule el total

💡 Consejo: Use el formato de conteo incluido en el sistema para no olvidar ninguna denominación.

Paso 4: Abrir la Caja en el Sistema

1. Haga clic en el botón “Abrir Caja”
2. Aparecerá el formulario de apertura de caja

Paso 5: Ingresar el Monto Inicial

Complete el formulario de apertura:

Campos Obligatorios:

1. Fecha y Hora: Se completa automáticamente (verifique que sea correcta)
2. Cajero: Su nombre aparecerá automáticamente
3. Turno: Seleccione su turno (Matutino, Vespertino, Nocturno)
4. Monto Inicial: Ingrese el efectivo total contado

Campos Opcionales:

5. Desglose por Denominación: Puede desglosar el efectivo por billetes y monedas
6. Notas: Agregue cualquier observación relevante

Paso 6: Desglosar el Efectivo (Recomendado)

Para mayor control, desglosen el efectivo por denominaciones:

1. Haga clic en “Desglosar Efectivo”
2. Ingrese la cantidad de cada denominación:

Denominaciones de Billetes:

• $1,000
• $500
• $200
• $100
• $50
• $20

Denominaciones de Monedas:

• $20
• $10
• $5
• $2
• $1
• $0.50

3. El sistema calculará automáticamente el total
4. Verifique que coincida con el monto que contó físicamente

✅ Nota: El desglose ayuda a detectar errores de conteo y facilita el corte de caja.

Paso 7: Confirmar la Apertura

1. Revise que toda la información sea correcta
2. Haga clic en “Confirmar Apertura”
3. El sistema registrará la apertura

Paso 8: Verificar la Apertura Exitosa

Después de confirmar, verá:

1. Un mensaje de confirmación: “Caja abierta correctamente”
2. La pantalla del Punto de Venta lista para ventas
3. El monto inicial aparecerá en el resumen de efectivo

Imprimir Comprobante de Apertura

Es buena práctica imprimir un comprobante de apertura:

1. Después de abrir la caja, haga clic en “Imprimir Apertura”
2. Se imprimirá un ticket con:
   • Fecha y hora de apertura
   • Nombre del cajero
   • Monto inicial
   • Desglose de denominaciones (si lo ingresó)

💡 Consejo: Guarde este ticket junto con el efectivo inicial para facilitar la auditoría.

Apertura de Caja en Turnos Múltiples

Si Hay Varios Turnos

Si su negocio opera en múltiples turnos:

1. Cada cajero debe abrir su propia caja al inicio de su turno
2. El efectivo inicial puede ser:
   • Fondo fijo (siempre la misma cantidad)
   • Efectivo del turno anterior (si se hace entrega)
   • Combinación de ambos

Cambio de Turno sin Cerrar Caja

Si necesita cambiar de cajero SIN cerrar la caja:

1. Vaya a “Opciones” > “Cambio de Cajero”
2. El cajero actual debe confirmar con su contraseña
3. El nuevo cajero debe ingresar sus credenciales
4. El sistema registra el cambio de responsabilidad

⚠️ Importante: El cambio de cajero no afecta el monto en caja, solo cambia quién es responsable.

Verificación de Apertura de Caja

Para verificar que la caja está abierta:

1. Observe el indicador de estado en la esquina superior derecha del POS
2. Debe mostrar:
   • Estado: “CAJA ABIERTA” (verde)
   • Cajero responsable
   • Hora de apertura
   • Monto inicial

Consultar Detalles de la Apertura

Para revisar los detalles de la apertura actual:

1. En el POS, haga clic en “Información de Caja”
2. Verá un resumen completo:
   • Datos de apertura
   • Movimientos de efectivo
   • Saldo actual
   • Total de ventas del turno

Problemas Comunes

Error: “Ya Existe una Caja Abierta”

Problema: Intenta abrir una caja que ya está abierta

Soluciones:

1. Verifique si usted mismo abrió la caja anteriormente
2. Confirme si otro usuario tiene la caja abierta
3. Si es un error, contacte al supervisor para cerrar la caja anterior

Error: “Monto Inicial Inválido”

Problema: El sistema no acepta el monto ingresado

Soluciones:

1. Verifique que ingresó un número válido (sin letras)
2. Use punto (.) para decimales, no coma
3. El monto debe ser mayor a cero
4. No use símbolos de moneda ($)

No Puedo Abrir la Caja

Problema: El botón “Abrir Caja” no está disponible

Soluciones:

1. Verifique que tiene permisos de cajero
2. Confirme que no hay una caja ya abierta
3. Asegúrese de estar en el módulo correcto (POS)
4. Contacte al administrador si el problema persiste

Mejores Prácticas

✅ Recomendaciones:

1. Cuente el efectivo dos veces antes de registrar el monto inicial
2. Siempre desglosen por denominaciones para mayor control
3. Imprima el comprobante de apertura y guárdelo en lugar seguro
4. Registre la apertura inmediatamente al recibir el efectivo inicial
5. Verifique la fecha y hora antes de confirmar

⚠️ Evite:

1. Abrir la caja sin contar el efectivo físicamente
2. Ingresar montos aproximados o estimados
3. Permitir que otra persona abra la caja con su usuario
4. Dejar la caja abierta durante largos períodos sin actividad

Responsabilidades del Cajero

Al abrir la caja, usted es responsable de:

• Todo el efectivo desde la apertura hasta el cierre
• Registrar correctamente todas las transacciones
• Realizar el corte de caja al final del turno
• Reportar cualquier discrepancia inmediatamente
• Mantener la seguridad del efectivo en todo momento

🔒 Seguridad: Nunca comparta su contraseña ni permita que otros usen su sesión.

Próximos Pasos

Una vez que haya abierto la caja correctamente, está listo para:

• Procesar Ventas - Registrar ventas de productos
• Gestión de Pagos - Aceptar diferentes formas de pago
• Cierre de Caja - Cerrar la caja al final del turno

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Última Actualización: Diciembre 2025